Mengenal Layanan Google Workspace dan Kelebihannya
Bagi para penggiat dunia IT, mengenal layanan Google Workspace tentu sudah tidak asing untuk mendengar salah satu layanan yang diciptakan oleh Google yaitu Google Workspace. Fitur yang mengedepankan kemampuan kolaborasi dan mobilitas ini seolah menjadi penyempurna kebutuhan IT pada bisnis di era modern dewasa ini.
Apa itu Google Workspace?
Google
Workspace adalah paket layanan berbasis komputasi awan
(cloud) yang dapat memungkinkan Anda untuk mengerjakan apapun dan dimanapun.
Google Workspace juga memberikan solusi bagi perusahaan untuk melakukan
pekerjaan bersama-sama secara online menggunakan e-mail dengan domain sendiri,
chatting dan melakukan konferensi video melalui aplikasi Hangouts.
Kolaborasi dokumen dalam waktu bersamaan
menggunakan Google Docs untuk membuat dokumen; Google Slide untuk presentasi;
Google Sheet untuk data tabel, akuntansi, maupun rekapitulasi dan masih banyak
lagi. Layanan ini sepenuhnya berbasis online sehingga Anda tidak perlu
memikirkan kapasitas ruang penyimpanan pada perangkat Anda.
Walaupun sebagian besar produk Google adalah
platform gratis untuk semua orang, Google Workspace menambahkan fitur tingkat
perusahaan untuk pelanggannya. Beberapa fitur ini termasuk kalender bersama,
penyimpanan cloud opsional tak terbatas, kontrol admin, dan alat migrasi data
sederhana untuk mentransfer semua data berharga perusahaan ke Google Workspace.
Selain itu, Google Workspace dilengkapi dengan
manajemen perangkat seluler. Hal ini memungkinkan kamu untuk
mengaktifkan/menonaktifkan ponsel, mengontrol aplikasi mana yang diaktifkan,
dan menghapus dari jarak jauh jika ada karyawan yang menyalahgunakan perangkat
perusahaan.
Selain itu, Google Workspace juga memiliki
alamat email khusus untuk domain tertentu. Jika akun Google biasa, yang
menggunakan “@ gmail.com,” setiap email pengguna Google Workspace akan berisi
domain perusahaan dan terlihat. Namun, pastikan terlebih dahulu domain yang
digunakan telah dimiliki dan dapat diverifikasi.
Google Workspace Basic
Bagi para pemula didunia bisnis, Anda bisa
coba memulai pengenalan penerapan layanan tersebut dengan memilih Google
Workspace Basic. Anda akan mendapatkan kapasitas penyimpanan maksimal 30 GB per
user. Kapasitas tersebut meliputi seluruh penyimpanan semua fitur pada setiap
akun.
Google Workspace Bisnis
Jika anda ingin meng-upgrade kebutuhan
teknologi, Anda dapat menggunakan layanan Google Workspace Business. Layanan
ini memberikan fitur tambahan Admin Konsol sebagai fitur kontrol segala data
yang ada di domain perusahaan Anda dan Google Vault sebagai eDiscovery yang
membuat data-data menjadi lebih mudah ditemukan.
Google Workspace Enterprise
Google Workspace Enterprise yang merupakan
pengembangan lebih sempurna dari Google Workspace Business dengan menambahkan
beberapa fitur tambahan seperti DLP (Data Loss Prevention) dan pengarsipan yang
lebih terintegrasi.
Apa
saja kelebihan Google Workspace?
Dimanapun dan Kapanpun
Google Workspace menawarkan konsep cloud
computing, dimana semua file berada dalam server google. Sehingga pengguna
tidak terbatasi oleh waktu dan tempat, file yang dikerjakan pada jam kerja bisa
segera di edit di luar kantor melalui laptop yang terkoneksi internet atau
menggunakan smartphone maupun tablet.
Hemat Kertas dan Simple
Dengan Google Workspace, setiap orang yang
memiliki wewenang dapat langsung mengedit pada file yang bersangkutan dan
melakukan chatting melalui google talk atau chat dan memberikan komentar untuk
berdiskusi mengenai pekerjaan pada file tersebut, setelah semua pihak sudah
setuju barulah melakukan print. Cara tersebut terbilang lebih praktis dan
simple daripada harus terus melakukan revisi dalam bentuk hardcopy berkali-kali
yang membuat boros kertas dan waktu.
Bagaimana Mengenal Layanan Google Workspace dan Kelebihannya?
Email dengan nama domain perusahaan sendiri
memiliki email dengan domain perusahaan
merupakan salah satu hal yang sangat penting, karena berhubungan dengan image
profesionalitas dan identitas perusahaan yang bersangkutan. Dengan Google
Workspace, membuat alamat email dengan domain perusahaan menjadi sangat mudah,
dan selain itu mendapatkan berbagai fitur gmail yang keren dan juga dengan
tampilan yang sudah tidak asing.
Full Kolaborasi
Google Workspace sengaja di desain untuk
mempermudah koordinasi antar bagian/divisi dan antar personal. Semua aplikasi
dalam Google Workspace dapat ber-kolaborasi antar akun yang satu dengan yang
lain, mulai dari kolaborasi olah data dengan google docs, sharing jadwal dengan
calender, chatting dengan Gtalk, shaing file dan perkembangan project dengan
google site dan lainnya.
Google Workspace dilengkapi dengan aplikasi
yang memungkinkan kamu dan timmu untuk mengerjakan dokumen yang sama secara
bersamaan. Semua pengeditan dokumen ditampilkan secara real time dan disimpan
di cloud.
Dengan pengaturan akses, kamu dapat memberikan
kemampuan pengeditan pengguna dan peran lain untuk meningkatkan kolaborasi pada
proyek, seperti perawatan situs web dan SEO. Ada juga sistem obrolan bawaan
yang dapat digunakan untuk berkomunikasi dan berbagi ide dengan sesama anggota
tim.
Keamanan data yang tinggi
Kamu dapat menyimpan semua data dengan aman di
Google Drive. Jadi, kamu tidak perlu khawatir akan kehilangan data. Selain itu,
kamu juga dapat mengaksesnya kapan saja. Jika kamu memiliki tim jarak jauh,
semua anggota dapat mengakses dokumen bahkan pada saat bepergian. Kamu hanya
perlu menjelaskan tentang dasar-dasar keamanan siber ketika menggunakan akun
kepada mereka.
Hemat biaya
Untuk manajemen di tempat kerja, Google Suite
adalah salah satu platform yang sulit dikalahkan. Dengan biaya bulanan yang
terjangkau, kamu dapat menikmati kemampuan eDiscovery, penyimpanan cloud tanpa
batas, Open API, pengarsipan, dan kontrol audit.
Selain itu, kamu hanya membayar untuk apa yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Itu dia, sekilas tentang apa itu Google Suite atau
dikenal dengan Google Workspace. Nah, aplikasi ini banyak digunakan oleh
perusahaan rintisan atau startup.
Apa
yang Bisa Kamu Lakukan dengan Google Workspace?
Pengelolaan pengguna
Kamu bisa menambahkan pengguna baru ke akun
Google. Kamu juga dapat mengelola pengguna dan mengelompokkan mereka sesuai
dengan jabatan dan departemen. Selain itu, kamu juga bisa melacak login
terakhir mereka dan batas penggunaan email mereka.
Profil perusahaan
Yang berikutnya bisa kamu lakukan adalah
memperbarui informasi tentang perusahaan dan mempersonalisasi akun Google Suite
dengan logo perusahaan. Kamu juga dapat membuat URL khusus untuk berbagai
layanan Google Apps untuk pengguna.
Pengelolaan perangkat
Dengan pengelolaan perangkat, kamu mengamankan
data perusahaan di semua perangkat yang terhubung ke akun Google Workspace.
Kamu juga bisa melihat berapa banyak perangkat seluler dan Chrome yang
terhubung serta berapa banyak perangkat Google (seperti Jamboard) yang
ditautkan ke akun kamu. Ada juga layar praktis di mana kamu dapat mengelola
semua perangkat milik perusahaan.
Fitur keamanan
Kamu bisa mengelola semua fitur keamanan untuk
akun Google. Mulai dari manajemen dan pemantauan kata sandi hingga pengaturan
sistem masuk tunggal (single sign-on/SSO). Fitur keamanan ini memastikan agar
akun dan data perusahaan yang berada dalam cloud tetap aman. Itu saja mengenal
layanan Google Workspace dan
kelebihannya. Semoga artikel ini bermanfaat.
Baca Juga: Panduan Menggunakan Google Workspace untuk Bisnis Online
Silahkan isi komentar dibawah ini atau hubungi kami. Terimakasih.
