Beberapa Tips dan Trik Google Workspace - Google Workspace adalah sebuah layanan yang diciptakan oleh Google yang mengedepankan mobilitas dan kolaborasi untuk penyempurnaan kebutuhan IT di era millenials saat ini. Jadi kalau kalian sangat aktif dalam dunia IT dan hosting domain, kalian pasti sudah tidak asing lagi dengan layanan yang satu ini.
Google
Workspace merupakan layanan berbasis cloud yang
membuat siapa saja bisa melakukan kolaborasi dokumen, chat, konfrensi video
dengan mudah dan real time. Semua bisa dilakukan dengan mudah kapan saja dan
dimana saja. Layanan ini juga memungkinkan Anda untuk tetap produktif dalam
segala jenis pekerjaan tanpa perlu khawatir lagi dengan kapasitas ruang yang
ada di perangkat anda.
Sejak debut aslinya pada beberapa tahun lalu,
Google Workspace telah berkembang dengan cepat menjadi salah satu rangkaian
alat produktivitas kantor yang terbaik dan terpopuler di pasar. Ada lebih dari
4 juta bisnis yang membayar langganan , dengan 70 juta pengguna Google
Workspace untuk Pendidikan. Sejak itu, langganan semakin berkembang.
Jika Anda ingin memanfaatkan potensi
sebenarnya, panduan ini akan menunjukkan beberapa tips dan trik Google
Workspace terbaik untuk memaksimalkan produktivitas Anda dengan semua alat yang
tersedia di Google Workspace. Kami akan mulai dengan beberapa tips dan trik
tingkat tinggi yang dimaksudkan untuk membantu Anda berinvestasi pada produk
Google Workspace yang tepat, dan memaksimalkan akun Google Workspace Anda
secara keseluruhan:
Dapatkan paket yang tepat.
Ada beberapa paket Google Workspace yang tersedia
. Ada juga beberapa paket khusus Google Workspace, seperti Google Workspace
untuk Pendidikan , jika Anda bekerja di industri tertentu yang dilayani Google.
Jika tidak, tiga opsi utama Anda adalah Google Workspace Basic, Business, atau
Enterprise.
Basic adalah 6 juta per pengguna per bulan dan
dilengkapi dengan sebagian besar fundamental yang Anda perlukan, tetapi jika
Anda menginginkan lebih banyak (yaitu, tidak terbatas) ruang penyimpanan,
dukungan yang lebih baik, dan kontrol keamanan yang lebih tinggi, Anda
memerlukan Bisnis (12 juta per pengguna per bulan) atau paket Perusahaan (25
juta per pengguna per bulan).
Jelajahi aplikasi dan add-on pihak ketiga.
Salah satu keuntungan paling menonjol yang
ditawarkan Google adalah keterbukaannya untuk developer pihak ketiga, aplikasi
Google Workspace , dan add-on Google Workspace . Melalui Google Workspace
Marketplace , Anda akan menemukan ratusan, bahkan ribuan alat terpisah dan
terintegrasi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan penggunaan produk inti Google
Workspace atau menyematkan fungsi lain di aplikasi yang digunakan sehari-hari.
Kenali alat yang tersedia di Google
Workspace.
Anda mungkin sudah terbiasa dengan Gmail dan
Google Dokumen, tetapi seberapa sering Anda menggunakan Keep? Dan tahukah Anda
bahwa Google Formulir adalah sesuatu? Google Workspace hadir dengan lebih dari
selusin fitur individual, dan hampir semuanya setidaknya akan bermanfaat bagi
organisasi Anda. Jangan biarkan permata tersembunyi ini tetap tersembunyi.
Gunakan fitur Cloud Search universal.
Jika Anda memiliki paket Bisnis atau
Perusahaan, Anda akan memiliki akses ke fitur yang disebut "Cloud
Search". Google adalah ahli penelusuran, dan fitur ini memanfaatkan
pengalaman dan pengetahuan kolektif perusahaan. Dengannya, Anda dapat melakukan
pencarian menyeluruh di semua aplikasi. Jika perlu semua orang untuk menemukan
file yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya.
Apa Saja Tips dan Trik Google Workspace?
Kontrol ketat izin pengguna dan keamanan
Anda.
Anda akan mendapatkan beberapa kontrol
administratif dan pengaturan keamanan bahkan dengan akun Dasar, dan ini tumbuh
lebih kuat saat Anda meningkatkan skala ke paket harga yang lebih baik.
Manfaatkan ini; mereka tidak hanya untuk pertunjukan. Jika pernah ada
pelanggaran keamanan di organisasi Anda, atau jika pengguna tertentu
mendapatkan akses ke dokumen yang seharusnya tidak mereka lihat, hal itu dapat
membahayakan operasi Anda sepenuhnya.
Buat daftar tugas tim.
Tahukah Anda bahwa Anda dapat membuat daftar
tugas berbasis tim? Ada berbagai cara untuk mengatur tugas dan item agenda
Anda, termasuk memberi label yang berbeda, atau memberi kode warna, seperti
Anda menggunakan catatan tempel kuno. Buat warna dan label yang berbeda untuk
setiap tim, aktifkan berbagi, dan tiba-tiba, Anda memiliki platform yang
sempurna untuk tugas berbasis tim yang komprehensif.
Dapatkan pengingat berbasis lokasi.
Anda dapat menggunakan Google Keep untuk
menyetel pengingat untuk berbagai waktu, membantu Anda mengingat untuk
menghadiri rapat atau menyelesaikan tugas di penghujung hari. Tapi tahukah Anda
bahwa Anda juga bisa menyetel pengingat untuk suatu lokasi?
Misalnya, Anda dapat menetapkan lokasi Anda
sebagai toko grosir lokal, dan melampirkan daftar barang yang akan diambil;
Dengan begitu, saat Anda pergi ke toko, Anda akan mendapatkan pop-up otomatis
dengan petunjuk tentang apa yang harus dibeli.
Gunakan "prioritas" dan ruang
kerja.
Di dalam Drive, Anda mungkin sudah tahu bahwa
Anda dapat menggunakan folder untuk mengatur file. Tapi tahukah Anda bahwa Anda
juga dapat membuat "ruang kerja", yang memungkinkan Anda
mengelompokkan file yang biasanya Anda gunakan bersama? Faktanya, Google secara
otomatis akan merekomendasikan Workspaces kepada Anda berdasarkan aktivitas
pengguna Anda yang harus Anda lakukan hanyalah mengonfirmasi sarannya.
Anda juga dapat membuat dan mengelola sendiri;
Saya sarankan untuk menyiapkan satu untuk setiap departemen, atau berpotensi,
setiap klien utama Anda. Anda juga dapat menggunakan fitur
"prioritas" untuk mengatur file Anda yang paling penting, atau item
agenda Anda, sehingga mereka muncul lebih mencolok daripada file Anda yang
lain.
Tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file
sensitif.
Jika Anda membagikan sesuatu yang Anda ingin
agar dilihat seseorang hanya untuk jangka waktu tertentu, seperti snapshot dari
pekerjaan yang sedang berlangsung, Anda dapat mengontrol akses mereka dengan
tanggal kedaluwarsa. Di menu Pengaturan bersama, Anda dapat mengklik
"Akses kedaluwarsa" untuk menyetel tanggal kedaluwarsa pilihan Anda.
Lihat tugas yang diberikan secara
real-time.
Google Docs, Sheets, dan platform lain
memungkinkan Anda untuk menetapkan tugas kepada rekan tim dan kolaborator Anda,
tetapi bagaimana Anda bisa melihat semua tugas yang saat ini ditugaskan kepada
Anda sekaligus? Jawabannya adalah dengan Google Drive. Temukan folder yang
berisi file dengan tugas yang diberikan kepada Anda. Akan ada lingkaran kecil
abu-abu di sebelah kanan nama file dengan nomor; ini akan memberi tahu Anda di
mana letak item tindakan Anda.
Anda juga dapat menggunakan fitur Pencarian
Lanjutan untuk memilih "Hanya item tindakan", dan hanya menampilkan
file dan folder di mana item tindakan yang ditetapkan untuk Anda ada. Itu saja
yang dapat kami jelaskan dan kami tulis dalam artikel ini mengenai tentang
beberapa tips dan trik Google Workspace.
Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda.
Baca Juga: Alasan untuk Menggunakan Google Workspace di Perusahaan
Silahkan isi komentar dibawah ini atau hubungi kami. Terimakasih.
